領収書の入力、まだ手でやってますか？

【この記事の結論】月末にまとめてやっていた領収書の入力を、もらった都度に変えました。1枚あたり、写真を撮ってから登録まで2分ほど。Googleの無料の仕組みで、設定は15分です。AIが下書きをして、人が確認して確定します。小さくて、毎月必ず発生して、手が空いた人なら誰でもできる作業。そこがAI化の最初の一歩に向いています。

月末、机の上に領収書がたまっている。日付を見て、店名を打って、金額を打って、スプレッドシートに1行。これをするだけで1、2時間かかる時もあります。

これは当社の話です。らいぱちでも、領収書の入力は月末にまとめてやっていました。優先順位もそれほど高くなく、進んでやりたいことでもないので、どうしても後回し。まとめてやると、地味に面倒です。

今は、撮ったらその場で終わり

今は違います。領収書をもらったら、その場でスマホで撮る。AIが日付・店名・金額を読み取る。読み取り結果を見て、合っていれば保存。打ち込みはほぼゼロです。

保存先は、前から使っているスプレッドシートのままです。そこにAIが1行足す。

1枚あたり、写真を撮ってから登録まで、かかっても2分くらい。入力のタイミングが、「月末にまとめて一括」から「もらった都度」に変わりました。作業が空いた時間に散らばるので、月末に偏っていた作業そのものが無くなった。これが一番大きい変化です。

特別なものは使っていない

会計ソフトを乗り換えたわけではありません。専用のアプリを買ったわけでもない。Googleの無料の仕組みの上で動いています。最初の設定にかかった時間は15分でした。

ただ、これは会計ソフトの代わりではなく入口のツールです。領収書の入力を自動化して手入力を減らす。そこまでの役割です。

AIが下書き、人が確認して確定

もうひとつ。保存の前に、人が目で確認して、違っていれば直す。この手順は外していません。

AIの読み取りは100%ではないからです。金額や日付を、たまに読み違えます。「AIに丸投げ」ではなく、「AIが下書き、人が確認して確定」。

人が確認するなら手間は同じでは、と言われそうですが、その前に行う「打つ」か「見る」かは意外と違いが出ます。例え同じ2分だとしても、話しかけられてどこまで入力したっけ？などのロスもなくなります。

なぜ、こういう仕事から始めるのがいいのか

小さくて、毎月必ず発生して、手が空いた人なら誰でもできる作業（繰り返し反復作業）。後から振り返ると、こういう仕事がAI化の最初の一歩に向いています。

AI活用は、大きく構えると動き出せないと思います。初めから全てをやろうとすると重いです。

理由は3つ。

• 効果がすぐ体感できる。次の処理と切り分けができる

• 失敗しても被害が小さい。社内の一覧表が1行ずれるだけ

• 「AIって、こういうことか」という腹落ちが生まれる

小さくはじめて、感覚をつかむ。うちの場合、その一歩目が領収書でした。

手段は、AIでなくてもいい

この探し方は、AIを使うかどうかとは関係なく使えます。小さくて、毎月必ず発生して、手が空いた人なら誰でもできる作業を書き出す。それだけで、仕事をスリムにするための仕分けになります。楽になるなら、手段はAIでなくても構いません。ITツールでも、人に頼むでも、外に出すでもいい。

あなたの会社で、毎月必ず発生して、手が空いた人なら誰でもできる作業はどれでしょうか。